Septembre est un mois qui, pour de nombreuses équipes de direction, rime non seulement avec rentrée, charge de travail importante, mais aussi fréquemment avec prise de recul et travail en format « séminaire ».

Le mois dernier, j’ai animé plusieurs séminaires de direction. Pour 3 d’entre-eux nous avons pu faire un exercice de prise de hauteur sur le fonctionnement du Comité de Direction (Codir, Comex…). Les contextes étaient assez différents tant dans la dynamique économique de l’entreprise que dans le niveau de confiance entre les membres.

Je voudrai, sur ces expériences, partager quelques apprentissages et convictions.

Plusieurs clés de réussite en amont d’abord :

• Un dirigeant ouvert et prêt à entendre des perceptions qui ne lui feront pas toujours plaisir. C’est très important, cet exercice très structurant qui permet de franchir des caps avec une équipe, nécessite d’avoir un leader mature.
• Faire en amont « un audit » de la situation au travers d’entretiens individuels avec chaque membre, en garantissant l’anonymat des propos et en faisant beaucoup de pédagogie sur l’intérêt de la démarche et les conditions de réussites.
• Préparer une grille de questionnement qui adresse la notion de performance d’équipe au sens le plus large : la performance perçue, les interactions, la capacité à se confronter, à prendre des décisions, la perception de la valeur ajoutée du temps passé ensemble, l’équilibre du couple autonomie/contrôle, le soutient, la vision des point d’amélioration, la perception des risques face au défis qui sont devant…
• prendre un temps suffisant, mais aussi adapté à des agendas de membres de codir (de 45 mn à 1 heure max)

Des points clés dans l’élaboration d’une restitution :

• trouver le difficile équilibre entre restituer de manière synthétique tout en rendant la richesse de la matière. La restitution doit rester pédagogique et être capable de garder l’intérêt des auditeurs du début à la fin.
• accepter une part de subjectivité dans l’exercice, cela reste notre compréhension et il faut le reconnaître et l’assumer
• faire des choix de pondération parfois complexes : ce n’est pas toujours parce qu’un élément est perçu d’une certaine manière par 5 membres par exemple qu’il doit faire oublier une perception minoritaire mais pour autant importante
• faire l’effort de souligner le positif comme le négatif

Des points clés dans la restitution elle-même :

• redonner le cadre, insister sur le caractère subjectif et pour autant riche de la matière
• aider à relativiser, les dynamiques d’équipes sont toujours optimisables et plus on monte dans la hiérarchie plus les enjeux (voire les égos) peuvent contribuer à compliquer les dynamiques d’équipes
• garantir que chacun pourra réagir avec un format comme par exemple : ce qui ne me surprend pas, mes étonnements, les pistes de travail prioritaires selon moi, ce à quoi je veux/peux contribuer…
• faire preuve de mesure et de tact dans la manière de restituer, sans pour autant masquer les sujets difficiles
• valoriser le fait de s’être livré à l’exercice en éclairant sur les effets positifs qu’il peut contribuer à créer
• cadrer, modérer au besoin les interactions afin qu’elle restent porteuses de constructions possibles

Des points clés pour l’après restitution :

• c’est une moment souvent fort y compris émotionnellement, il est préférable de commencer par cette séquence afin de laisser du temps ensuite pour qu’il soit maturé. Laisser ensuite le temps du déjeuner et passer l’après midi à autre chose : travail interne et/ou séquence d’aération.
• Permettre un feed back à froid le lendemain, sur les apports perçus
• orienter ensuite vers l’action : les chantiers d’amélioration à entamer.
• orienter enfin vers une approche d’amélioration continue : refaire un point sous 3 à 4 mois ( ce qui c’est amélioré, ce qu’il faut faire évoluer…)

En conclusion, dans cet exercice, en tant que tiers nous apportons une réelle plus value, à condition de trouver les équilibres difficiles entre les différentes perceptions, de faire preuve de tact et de bien garder une posture de facilitateur neutre. Quand on y parvient, c’est très valorisant de voir à quel point cela peut apporter des facteurs de progrès très importants à l’équipe. C’est verbalisé sur le moment et dans les semaines qui suivent. Dans ces moments là, on sait pourquoi on fait ce métier !